WYJAŚNIENIA/MODYFIKACJA SIWZ
 
Dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na: „Odłapywanie bezdomnych zwierząt oraz sprawowanie opieki nad bezdomnymi zwierzętami z terenu gminy Kamieńsk z podziałem na części"

Na podstawie art. 38 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29.01.2004r. (tekst jednolity Dz. U. z 2017 poz. 1579), Zamawiający informuje, że wpłynęło zapytanie dotyczące Specyfikacji istotnych warunków zamówienia następującej treści:

W nawiązaniu do ogłoszonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na „Odłapywanie bezdomnych zwierząt oraz sprawowanie opieki nad bezdomnymi zwierzętami z terenu gminy Kamieńsk z podziałem na części" poniżej przedstawiam zapytania, które rozwieją nasze wątpliwości oraz pozwolą na złożenie kompletnej i prawidłowej, uwzględniającej obowiązujące przepisy, oferty cenowej.

1) § 13 ust. 1 pkt 3  wzoru umowy w obecnym brzmieniu ma treść:
„Za każdy przypadek zadeklarowanej zgodnie z § 4 ust. 13 , a niezrealizowanej adopcji w danym miesiącu w wysokości 200 złotych (słownie: dwieście zł 00/100)”

Czy zamawiający rozważa odstąpienie od obciążania karą umowną wykonawcy, wskazaną w § 13 ust. 1 pkt.3 wzoru umowy, w sytuacji gdy przewidywany wskaźnik nie zostanie osiągnięty z uwagi na brak możliwości sprawczych oraz wpływu na decyzję potencjalnego opiekuna, co do wyboru zwierzęcia z gminy Zamawiającego ?

W ocenie Wykonawcy zapis ten zobowiązywałby Wykonawcę do faworyzowania psów wyłącznie z jednej gminy i ograniczaniu wyboru osób, które chcą dokonać adopcji zwierzęcia. Nadto Wykonawca nie jest w stanie zobowiązać się co do wykonania warunku, na który w rzeczywistości nie ma wpływu. Wykonawca nie może przewidzieć ilości osób chcących adoptować zwierzę w danym miesiącu oraz nie ma wpływu na suwerenną decyzję przyszłego opiekuna.
Mając powyższe na uwadze niniejszy zapis we wzorze umowy w ocenie Wykonawcy jest zapisem sprzecznym z prawem i niezgodnym z zasadami uczciwej konkurencji. Zgodnie z art. 94 K.C postanowienie takie jest w świetle prawa - nieważne, zatem Zamawiający winien je bezwzględnie wykreślić. Wykonawca podnosi również, że zapis ten wyczerpuje znamiona określone w art. 200 ust. 2 ustawy Prawo Zamówień Publicznych, co daje podstawę do zawiadomienia Prezesa K.I.O oraz zakwestionowania umowy w przypadku jej zawarcia.

Odp. ad. 1) Zamawiający nie będzie stosował wskazanej w § 13 ust. 1 pkt 3 umowy kary wyłącznie w sytuacji, gdy w ofercie Wykonawca nie zadeklaruje, iż miesięcznie będzie przekazywał określoną liczbę zwierząt do adopcji. W przypadku zaś, gdy w ofercie Wykonawca zadeklaruje liczbę zwierząt oddawanych do adopcji w każdym miesiącu, a następnie nie wykona tego obowiązku, za każdy przypadek nieoddania zwierzęcia do adopcji w danym miesiącu, Wykonawca będzie zobowiązany do zapłaty kary umownej.
Podkreślenia wymaga, iż „liczba zwierząt oddanych do adopcji” jest jednym z kryteriów oceny ofert, który może mieć wpływ na uznanie danej oferty za najkorzystniejszą. W sytuacji więc gdyby okazało się, że pomimo deklaracji Wykonawcy w ofercie nie odda on zadeklarowanej liczby zwierząt do adopcji w danym miesiącu mogłoby się okazać, że oferta danego Wykonawcy nie była najkorzystniejsza, dlatego też konieczne jest wprowadzenie powyższych zapisów w zakresie kary umownej.

2) § 3 ust. 3 wzoru umowy w obecnym brzmieniu ma treść: ”Wyłapywanie i/lub odbiór bezdomnych zwierząt prowadzony będzie przez przeszkolone osoby, i zostanie potwierdzone protokołem odbioru.”
Szanowni Państwo, jeśli wyłapywanie i/lub odbiór ma zostać potwierdzone protokołem, zatem winni Państwo załączyć wzór protokołu do SIWZ. Proszę o załączenie protokołu do SIWZ.

Odp. ad 2) Żadne regulacje prawne nie wymagają załączenia wzoru protokołu do SIWZ. Protokół będzie spisywany po dokonaniu wyłapania i/lub odbioru i winien zgodnie z zapisami umowy zawierać co najmniej informacje o osobach przeszklonych dokonujących wyłapania i/lub odbioru zwierzęcia oraz  potwierdzać dokonanie odbioru danego zwierzęcia.

3) § 4 ust. 8 i ust. 10 wzoru umowy w obecnym brzmieniu ma treść:
„-Wykonawca w terminie trzech dni roboczych od dnia przyjęcia zwierzęcia do schroniska przekaże drogą elektroniczna na adres e-mail Zamawiającego kopię karty, o której mowa w ust.7.”
„-W przypadku adopcji, zbiegu, padnięcia bądź eutanazji zwierzęcia Wykonawca w terminie 7 dni od dnia zdarzenia przekaże drogą elektroniczną na adres e-mail Zamawiającego kopię karty, o której mowa w ust. 7, uzupełnioną o informację o danym zdarzeniu i jego dacie”

Karta zwierzęcia musi być założona przez lekarza weterynarii i każde schronisko ma obowiązek je zakładać. Taka karta jest dokumentem wewnętrznych Schroniska dostępnym dla podmiotów kontrolujących, odpowiednio do tego upoważnionych z oznaczeniem POUFNE. Jest przedstawiana w momencie kontroli natomiast nie jest udostępniana na zewnątrz. Zatem zapis dotyczący przekazywania takich kart nie może zostać wypełniony.  'Prosimy o wykreślenie tego zapisu w umowie.

Odp. ad 3) Zamawiając odmawia zmiany we wskazanym wyżej zakresie projektu umowy.
Zgodnie z zapisami art. 11a ust. 1, ust. 2 pkt 1, 3 i 5 oraz ust. 4 ustawy o ochronie zwierząt, rada gminy określa, w drodze uchwały, corocznie do dnia 31 marca, program opieki nad zwierzętami bezdomnymi oraz zapobiegania bezdomności zwierząt, który obejmuje w szczególności zapewnienie bezdomnym zwierzętom miejsca w schronisku dla zwierząt, ich odławianie oraz poszukiwanie właścicieli dla bezdomnych zwierząt. W przedmiotowym zakresie są to zadania własne gminy, zaś zwierzęta bezdomne znajdują się pod opieką danej gminy. Realizacja tego zadania zostanie natomiast powierzona Wykonawcy na podstawie stosowanej umowy. Wykonawcy będzie wiec realizował zadanie publiczne, w ramach współpracy z gminą. Dlatego też Wykonawca jest  podmiotem zobowiązanym do udostępnienia Zamawiającemu wszelkich informacji dotyczących bezdomnych zwierząt z terenu Gminy Kamieńsk i w tym zakresie informacje te nie są poufne dla Zamawiającego.

4) § 4 ust. 11 wzoru umowy w obecnym brzmieniu ma treść: „Wykonawca po oznakowaniu zwierzęcia zobowiązany jest do wprowadzenia danych do ogólnodostępnej bazy (np. Safe-Animal, identyfikacja.pl), a także w przypadku adopcji zwierzęcia aktualizacji danych w terminie 7 dni licząc od dnia adopcji”. Czy Zamawiający zdaje sobie sprawę, że nie jest właścicielem zwierząt, a jedynie sprawuje nad nimi opiekę? Schronisko również nie jest właścicielem zwierząt, zatem kogo winno się wprowadzić do międzynarodowej bazy SAFE-ANIMAL, identyfikacja.pl jako właściciela zwierzęcia? 
Proszę o doprecyzowanie w/w zapisu.

Odp. ad 4) Do czasu przekazania zwierzęcia do adopcji jako właściciela należy wpisać Gminę Kamieńsk. W przypadku zaś oddania zwierzęcia do adopcji aktualizacja danych w zakresie właściciela winna nastąpić 7 dni od dnia adopcji.

5) § 4 ust. 5 wzoru umowy w obecnym brzmieniu ma treść: „Jako załącznik do faktury miesięcznej Wykonawca będzie załączał sprawozdanie zawierające informacje o których mowa w ust. 4 lit. a-c z danego miesiąca w zależności od sytuacji: kopię protokołu przyjęcia odłapanego i/lub odebranego zwierzęcia do schroniska, kopię umowy adopcji zwierzęcia, kopię protokołu padnięcia, eutanazji zwierzęcia”.

Zgodnie z przepisami lekarz weterynarii każdorazowo wykonuje swoje obowiązki. Na okoliczność eutanazji bądź upadku zwierzęcia sporządza protokół. Zaznaczam, że taka ewidencja jest do wglądu głównie dla Powiatowego Lekarza Weterynarii sprawującego nadzór nad schroniskiem, ale również dla innych organów kontrolnych w ramach upoważnienia z określonym zakresem udostępniania informacji. Dane udostępniane w ramach zawartych umów to informacje podstawowe dotyczące identyfikacji danego zwierzęcia (rasa, maść, wielkość i nr czip), data jego przyjęcia data i sposób opuszczenia Schroniska.
Wnosimy o wykreślenie w/w zapisu dostarczania kopii protokołów padnięć bądź eutanazji z treści wzoru umowy.
Natomiast kopia umowy adopcji może zostać przesłana do Urzędu Gminy wyłącznie w formie zanonimizowanej.

 Odp. ad 5) Zamawiając odmawia zmiany we wskazanym wyżej zakresie projektu umowy.
Zgodnie z zapisami art. 11a ust. 1, ust. 2 pkt 1, 3 i 5 oraz ust. 4 ustawy o ochronie zwierząt, rada gminy określa, w drodze uchwały, corocznie do dnia 31 marca, program opieki nad zwierzętami bezdomnymi oraz zapobiegania bezdomności zwierząt, który obejmuje w szczególności zapewnienie bezdomnym zwierzętom miejsca w schronisku dla zwierząt, ich odławianie oraz poszukiwanie właścicieli dla bezdomnych zwierząt. W przedmiotowym zakresie są to zadania własne gminy, zaś zwierzęta bezdomne znajdują się pod opieką danej gminy. Realizacja tego zadania zostanie natomiast powierzona Wykonawcy na podstawie stosowanej umowy. Wykonawcy będzie wiec realizował zadanie publiczne, w ramach współpracy z gminą. Dlatego też Wykonawca jest  podmiotem zobowiązanym do udostępnienia Zamawiającemu wszelkich informacji dotyczących bezdomnych zwierząt z terenu Gminy Kamieńsk, również w zakresie przeprowadzonych adopcji oraz protokołów padnięć bądź eutanazji i w tym zakresie informacje te nie są poufne dla Zamawiającego