Na mocy przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928) pragniemy poinformować, że jako organ publiczny utworzyliśmy w pełni niezależne od siebie zewnętrzne kanały zgłoszeń informacji o naruszeniach prawa dla sygnalistów.

Szczegółowe informacje na temat wybranych kanałów zewnętrznych, instrukcji dokonania zgłoszenia oraz zasad ich rozpatrywania znajdą Państwo w Procedurze przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych.

Przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego mogą Państwo skorzystać z poufnej porady udzielanej przez upoważnionego pracownika. W tym celu prosimy o kontakt z Sekretarzem Gminy Kamieńsk.

Zgłoszenia anonimowe nie są rozpatrywane w trybie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów.

Zgłoszenia zewnętrznego można dokonać poprzez:

1. Zgłoszenie ustne – na wniosek zgłaszającego podczas bezpośredniego spotkania w siedzibie Organu publicznego w ciągu 14 dni od dnia otrzymania pisemnego wniosku  o spotkanie (Załącznik nr 1) lub w każdy wtorek w godzinach od 15.00 do 16.00 w Urzędzie Miejskim w Kamieńsku, pokój nr 1.08. Za zgodą Sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie nagrania rozmowy umożliwiającej jej wyszukanie lub protokołu spotkania, które odtwarza jego dokładny przebieg (Sygnalista może dokonać sprawdzenia protokołu, poprawienia i jego zatwierdzenia przez jego podpisanie).
2. Zgłoszenie pisemne - za pośrednictwem dedykowanego adresu email: sygnalista@kamiensk.pl

Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może prowadzić do odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej ani odpowiedzialności za szkodę wynikającą z naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, takich jak zniesławienie, naruszenie dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych czy tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem, że miał/miała Pan/Pani uzasadnione podstawy do sądzenia, że zgłoszenie lub ujawnienie było niezbędne w celu ujawnienia naruszenia prawa, zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów.

W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa w ustępie powyżej, może Pan/Pani wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem, że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

Kontakt do Rzecznika Praw Obywatelskich

1. do Rzecznika Praw Obywatelskich może się zgłosić każdy, kto uważa, że państwo naruszyło jego prawa, że jest nierówno traktowany;
2. informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl;
3. adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa;
4. istnieje także możliwość przekazania zgłoszenia w języku migowym, anonimowo poprzez formularz kontaktowy na stronie lub osobiście w jednym z oddziałów.

 

INFORMCJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

dot. PROCEDURY PRZYJMOWANIA ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH
ORAZ PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH
W URZĘDZIE MIEJSKIM W KAMIEŃSKU

 

Na mocy z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), informujemy, że:

1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w Urzędzie Miejskim w Kamieńsku jest Burmistrz Kamieńska (dalej jako „Administrator”). Dane kontaktowe Administratora:

1. adres: ul. Wieluńska 50, 97-360 Kamieńsk
2. telefon: (44) 681 71 23
3. e-mail: um@kamiensk.pl

1. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych możliwy jest za pośrednictwem adresu email: rodo@kamiensk.pl, telefonicznie: 44 681 71 23, 44 681 75 59 lub listownie na adres Administratora.
2. Podane dane będą przetwarzane w celu wypełnienia obowiązków wskazanych ustawą z dnia 14 czerwca 2024 o ochronie sygnalistów (DZ. U. 2024 poz. 928- dalej Ustawa), cw szczególności w celu przyjęcia zgłoszenia informacji o naruszeniach prawa oraz podjęcia działań następczych.
3. Podstawę przetwarzania danych osobowych stanowią:

1. obowiązek prawny wynikający z ustawy z dnia 14 czerwca o ochronie sygnalistów (DZ. U. 2024 poz. 928) - art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
2. zgoda w przypadku ujawnienia tożsamości sygnalisty- art. 6 ust. 1 lit. a RODO,
3. uzasadniony interes Administratora lub osoby trzeciej, której dane są ujawniane, jakim jest konieczność weryfikacji otrzymanego zgłoszenia i przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego - art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

  5. Przysługują Państwu następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:

1. prawo dostępu do treści danych,
2. prawo do sprostowania lub uzupełnienia danych,
3. prawo do wycofania zgody na ujawnienie tożsamości,
4. prawo do usunięcia danych,
5.  prawo do wniesienia sprzeciwu, a na czas rozpatrywania zgłoszenia prawo do ograniczenia przetwarzania danych,
6. prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO.

  6. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do realizacji celu.

  7. Podane dane osobowe nie będą udostępniane podmiotom zewnętrznym z wyjątkiem podmiotów upoważnionych do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznym oraz podejmowania działań następczych, w tym weryfikacji zgłoszenia i dalszej komunikacji, a także podmiotom trzecim na podstawie zawartej z Administratorem umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Dane osobowe mogą być udostępnianie również podmiotów upoważnionym do odbioru tych danych na podstawie innych przepisów prawa, w szczególności organom władzy publicznej.

  8. Dane osobowe oraz pozostałe informacje ujawnione w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych przechowywane będą przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

  9. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem przechowywane będą przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

  10. Dane osobowe zebrane w celu wykonania obowiązku ustawowego nie będą poddane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

  11. Administrator nie będzie przekazywał Państwa danych osobowych odbiorcom spoza EOG (państwo trzecie lub organizacja międzynarodowa)/ Administrator będzie przekazywał Państwa dane osobowe odbiorcom spoza EOG (państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej) w przypadku, gdy zgłoszenie informacji o naruszenia prawa dotyczyć będzie podmiotów z siedzibą w państwie trzecim bądź w racie powierzenia przez Administratora wykonania określonych usług podmiotom mającym siedzibę w państwie trzecim bądź przetwarzającym dane osobowe w państwie trzecim.

 

PROCEDURA PRZYJMOWANIA ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH
ORAZ PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH
W URZĘDZIE MIEJSKIM W KAMIEŃSKU

 

§ 1. Cel procedury i definicje

1. Procedura określa zasady i tryb zgłaszania przez sygnalistę informacji o naruszeniu prawa oraz weryfikacji zgłoszeń i podejmowania działań wyjaśniających i następczych.
2. Podstawą prawną wprowadzenia niniejszej procedury jest Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928).
3. Procedura określa sposób zgłaszania naruszeń prawa za pośrednictwem łatwo dostępnych kanałów zgłoszeń, zapewnia rzetelne i niezależne rozpoznawanie zgłoszenia oraz zapewnia ochronę Sygnalisty przed działaniami o charakterze odwetowym, represyjnym, dyskryminacyjnym lub innym rodzajem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonanym zgłoszeniem.
4. W związku z przyjęciem niniejszej procedury ustala się następujące definicje:

1.  Informacja o naruszeniu prawa – informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym Sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji, a poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, w którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informacja dotycząca próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
2. Kanał zgłoszeń – ustanowiony przez Organ publiczny bezpieczny i poufny sposób dokonywania zgłoszeń zewnętrznych;
3. Procedura – niniejsza procedura przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych;
4. Organ publiczny – Burmistrz Kamieńska;
5. Osoba upoważniona – Sekretarz Gminy;
6. Sygnalista- osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, prokurent, akcjonariusz lub wspólnik, członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażysta, wolontariusz, praktykant, funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834), żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834) oraz osób, które uzyskały informacje w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ustaniu takiego stosunku pracy;
7. Ujawnienie publiczne – podanie informacji o naruszeniu prawa przez Sygnalistę do wiadomości publicznej;
8. Ustawa – ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928);
9. Zgłoszenie- informacja przekazana przez Sygnalistę Rzecznikowi Praw Obywatelskich lub Organowi publicznemu dotycząca powzięcia przez niego informacji o naruszeniu prawa.

§ 2. Zgłoszenia zewnętrzne

1. Zgłoszenie zewnętrzne może zostać dokonane do Organu publicznego lub Rzecznika Praw Obywatelskich.
2. Sygnalista może dokonać Zgłoszenia zewnętrznego bez konieczności uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego do podmiotu prawnego, w którym nastąpiło naruszenie.
3. Zaleca się korzystanie w pierwszej kolejności z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego, jeśli naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu, a według Sygnalisty nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.
4. Informacje zgłaszane przez sygnalistę dotyczą:

1. korupcji;
2. zamówień publicznych;
3. usług, produktów i rynków finansowych;
4. zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6. bezpieczeństwa transportu;
7. ochrony środowiska;
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11. zdrowia publicznego;
12. ochrony konsumentów;
13. ochrony prywatności i danych osobowych;
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt a-q.

 

§ 3. Ustalone kanały zgłoszeń

1. W celu dokonania zgłoszenia zewnętrznego, Sygnalista korzysta z ustalonych przez Organ  publiczny następujących Kanałów Zgłoszeń:

1. ustnego – na wniosek zgłaszającego podczas bezpośredniego spotkania w siedzibie Organu publicznego w ciągu 14 dni od dnia otrzymania pisemnego wniosku o spotkanie  (załącznik nr 1) lub w każdy wtorek w godzinach od 15.00 do 16.00 w Urzędzie Miejskim w Kamieńsku, pokój nr 1.08. Za zgodą Sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie nagrania rozmowy umożliwiającej jej wyszukanie lub protokołu spotkania, które odtwarza jego dokładny przebieg (Sygnalista może dokonać sprawdzenia protokołu, poprawienia i jego zatwierdzenia przez jego podpisanie).
2. pisemnego - za pośrednictwem dedykowanego adresu email: sygnalista@kamiensk.pl.

2. Organ publiczny ustala Kanały Zgłoszeń zewnętrznych jako kanały niezależne i odrębne od kanałów wykorzystywanych w ramach zwykłej działalności Organu publicznego.

3. Kanały Zgłoszeń zapewniają kompletność, poufność i integralność danych oraz ich zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych oraz pozwalają na przechowywanie informacji w sposób trwały w celu umożliwienia prowadzenia dalszego postępowania wyjaśniającego.

4. Zgłoszenia złożone z pominięciem ustalonych w niniejszej Procedurze Kanałów Zgłoszeń, nie będą rozpatrywane na zasadach wskazanych w Procedurze.

 

§ 4. Dokonywanie zgłoszeń zewnętrznych

1. Organ publiczny przyjmuje i rozpatruje Zgłoszenia skierowane bezpośrednio do Organu publicznego przez Sygnalistę oraz Zgłoszenia skierowane przez Sygnalistę do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innego Organu publicznego, które to Zgłoszenia zostały przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub inny Organ publiczny przekazane Organowi publicznemu jako właściwemu do podjęcia działań następczych.

2. Jeżeli Organ publiczny nie jest właściwym do podjęcia działań następczych przekazuje Zgłoszenie właściwemu innemu Organowi publicznemu, w tym:

1. dane Sygnalisty i sposób kontaktu z Sygnalistą (chyba, że Zgłoszenie jest dokonywane anonimowo),
2. dane osoby, której dotyczy Zgłoszenie,
3. kategorię naruszenia prawa,
4. wszelkie okoliczności wskazujące na naruszenie prawa,
5. informacje, dokumenty oraz inne dowody dotyczące wystąpienia naruszenia prawa lub nieprawidłowości wskazanych w Zgłoszeniu, w tym w szczególności dane świadków naruszenia,
6. miejsce, czas, okres, w którym doszło do naruszenia,

3. Sygnalista przed dokonaniem Zgłoszenia powinien zapoznać się z niniejszą Procedurą.

4. Organ publiczny nie obsługuje zgłoszeń dokonanych anonimowo.

5. Dane osobowe Sygnalisty, które pozwalają na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.

6. W przypadku, gdy ujawnienie tożsamości Sygnalisty jest koniecznym
i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez Organ publiczny lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującej osobie, której dotyczy Zgłoszenie, pkt 5 powyżej nie stosuje się. W takiej sytuacji przed dokonaniem ujawnienia tożsamości Sygnalisty, właściwy Organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym Sygnalistę i przesyła mu w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu lub sądowemu.

7. W celu rozpatrzenia Zgłoszenia oraz podjęcia działań wyjaśniających i następczych konieczne może okazać się uzupełnienie przez Sygnalistę informacji przekazanych
w Zgłoszeniu. W takiej sytuacji Organ publiczny ma prawo skontaktować się z Sygnalistą z prośbą o ich uzupełnienie wskazując, jakie informacje są niezbędne.

 

§ 5. Przyjmowanie oraz rozpatrywanie zgłoszeń zewnętrznych

1. Przyjmowanie Zgłoszeń realizowane jest przez Osobę upoważnioną lub przez podmiot trzeci, z którym zawarto umowę gwarantującą poufność oraz bezpieczeństwo danych osobowych.  
2. Rozpatrywanie Zgłoszeń, kontakt z Sygnalistą oraz przekazywanie zainteresowanym osobom informacji na temat niniejszej Procedury realizowane jest przez Osobę upoważnioną. 
3. Po złożeniu Zgłoszenia, Sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia
   w terminie 7 dni od daty otrzymania Zgłoszenia.
4. Po otrzymaniu i potwierdzeniu Zgłoszenia, Osoba upoważniona przeprowadza wstępną analizę, oceniając czy przekazana informacja stanowi informację o naruszeniu prawa,
   a także czy przekazana informacja pozwala na rozpoczęcie postępowania wyjaśniającego.
5. Osoba upoważniona ma prawo zwrócić się do Sygnalisty na każdym etapie weryfikacji Zgłoszenia o dodatkowe informacje lub wyjaśnienia, jeśli są one niezbędne do prawidłowej weryfikacji Zgłoszenia. Organ publiczny odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji w przypadku, kiedy Sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub ich przesłanie może zagrozić ochronie jego poufności.
6. Osoba upoważniona w pierwszej kolejności weryfikuje, czy Zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz dokonuje ustalenia, czy dotyczy naruszeń
   w dziedzinie, która należy do zakresu działania Organu publicznego, a jeżeli nie należy – dokonuje ustalenia Organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
7. Osoba upoważniona może odstąpić od rozpatrywania lub przekazania Zgłoszenia, jeżeli Zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa. W takiej sytuacji Osoba upoważniona informuje Sygnalistę o odstąpieniu od przekazania Zgłoszenia, podając mu ustalenia, jakich dokonano w trakcie wstępnej weryfikacji Zgłoszenia.
8. Osoba upoważniona odstępując od przekazania Zgłoszenia, o którym mowa w ust. 7 powyżej, może poinformować Sygnalistę, że informacja wskazana przez niego
   w Zgłoszeniu podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych
   i przekazuje Sygnaliście odpowiednie pouczenie w tym zakresie.
9. W przypadku, kiedy po wstępnej weryfikacji Zgłoszenia okaże się, że dotyczy informacji o naruszeniu prawa, ale nie należy do zakresu działania Organu publicznego, Osoba upoważniona dokonuje ustalenia Organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych i przekazuje mu Zgłoszenie. Zgłoszenie zostaje przekazane do właściwego Organu publicznego w terminie 14 dni od dnia jego dokonania przez Sygnalistę, a w uzasadnionych przypadkach nie później niż w terminie 30 dni. Osoba upoważniona informuje Sygnalistę o przekazaniu Zgłoszenia i podaje do jakiego Organu publicznego zostało one przekazane.
10. W przypadku, kiedy Osoba upoważniona ustaliła, że Organ publiczny jest właściwy do podjęcia działań następczych związanych ze Zgłoszeniem, a posiadane dane pozwalają ocenić Zgłoszenie jako prawdziwe i wystarczające, aby uznać, że istnieje prawdopodobieństwo naruszenia lub nieprawidłowości przepisów prawa w Podmiocie prawnym, Osoba upoważniona rozpoczyna postępowanie wyjaśniające.
11. Nie później niż w terminie 1 miesiąca od dnia otrzymania żądania od Sygnalisty, Organ publiczny wydaje Sygnaliście zaświadczenie potwierdzające, że Sygnalista podlega ochronie zgodnie z przepisami Ustawy.
12. Osoba upoważniona może odstąpić od rozpatrywania Zgłoszenia i przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego tylko w sytuacjach, gdy Zgłoszenie jest sposób oczywisty niewiarygodne lub gdy mimo prób nie udało się uzyskać od Sygnalisty niezbędnych informacji do przeprowadzenia postępowania.
13. Osoba upoważniona prowadzi postępowanie wyjaśniające samodzielnie, o ile charakter Zgłoszenia i przedstawione w nim dowody oraz okoliczności nie wymagają zaangażowania innych osób lub ekspertów spośród pracowników urzędu obsługującego Organ publiczny jeśli ich wiedza i doświadczenie mogą okazać się pomocne przy prowadzeniu działań wyjaśniających. W takim wypadku Organ publiczny upoważnia inne osoby lub ekspertów do prowadzenia działań wyjaśniających na piśmie oraz zobowiązuje ich do zachowania poufności w zakresie uzyskanych danych osobowych i informacji, także po zakończeniu prowadzenia działań wyjaśniających. W przypadku, gdy ekspert nie jest pracownikiem urzędu obsługującego Organ publiczny nie mogą być mu udostępniane dane osobowe wskazane w Zgłoszeniu, ani żadne informacje pozwalające na ustalenie tożsamości Sygnalisty, czy osób wskazanych w Zgłoszeniu. W takim wypadku ekspert pełni jedynie funkcję doradczą.
14. W przypadku, gdy Zgłoszenie dotyczy Osoby upoważnionej lub innej osoby lub eksperta zaangażowanego w prowadzenie postępowania wyjaśniającego Organ publiczny wyłącza tą osobę z procesu rozpatrywania Zgłoszenia, które jej dotyczy.
15. Osoba upoważniona oraz inne osoby lub eksperci zaangażowani w prowadzenie  postępowania wyjaśniającego, działa zgodnie z zasadami uczciwości, bezstronności i poufności oraz zasadami określonymi w niniejszej Procedurze, a w przypadkach nieuregulowanych – zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928).
16. Organ publiczny podejmuje działania mające na celu zapobieżenie ujawnieniu jego tożsamości osobom trzecim oraz wszelkim formom działań, takim jak nierówne traktowanie, mobbing czy prześladowanie. Ochrona ta obejmuje także osoby bliskie Sygnaliście, powiązane z Sygnalistą czy pomagające mu dokonać Zgłoszenia.
17. Osoba upoważniona sporządza notatkę służbową z każdego spotkania wraz ze wskazaniem wyjaśnień i informacji uzyskanych od wezwanych osób.

§ 6. Podejmowanie działań następczych

1. Po rozpatrzeniu Zgłoszenia i przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego Osoba upoważniona podejmuje działania następcze bądź odstępuje od nich w przypadku, kiedy Zgłoszenie okaże się niezasadne oraz przekazuje Sygnaliście informacją zwrotną
   o planowanych lub podjętych działaniach następczych oraz powody podjęcia tych działań. Informacja zwrotna przekazywana jest nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia wpływu Zgłoszenia, a w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia, w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania Zgłoszenia.
2. W uzasadnionych przypadkach, kiedy stopień skomplikowania, złożoność oraz charakter Zgłoszenia będzie tego wymagał, Osoba upoważniona może wydłużyć termin przekazania informacji zwrotnej Sygnaliście wskazany w ust. 1, nie dłużej niż do 6 miesięcy od dnia dokonania Zgłoszenia. Organ publiczny informuje również Sygnalistę o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek Zgłoszenia.
3. Organ publiczny może nie podejmować działań następczych w przypadku, kiedy  otrzymał już Zgłoszenie dotyczące tej sprawy od tego samego lub innego Sygnalisty, a nowe Zgłoszenie nie zawiera żadnych nowych i istotnych informacji w porównaniu ze wcześniejszym Zgłoszeniem. O niepodjęciu działań następczych Organ publiczny informuje Sygnalistę, podając mu uzasadnienie niepodjęcia działań następczych, a w razie kolejnego Zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym Sygnalisty. Osoba upoważniona odnotowuje ten fakt w Rejestrze Zgłoszeń.
4. Po zakończeniu czynności wyjaśniających Osoba upoważniona podejmuje decyzję co do podjęcia działań następczych bądź odstąpienia od nich w przypadku, kiedy Zgłoszenie okaże się niezasadne.
5. W ramach działań następczych Osoba upoważniona może zalecić i podjąć konkretne działania naprawcze lub dyscyplinarne. W szczególności może polegać ono na wszczęciu dodatkowego postępowania wyjaśniającego, kontroli lub postępowania administracyjnego, ale również wniesienie oskarżenia, powództwa czy innych działań mających na celu odzyskanie środków finansowych.
6. Zadaniem Osoby upoważnionej jest również przedstawienie Organowi publicznemu środków zaradczych, które mają na celu wyeliminowanie podobnych naruszeń prawa w przyszłości.
7. Organ publiczny bez zbędnej zwłoki przekazuje właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w Zgłoszeniu w celu prowadzenia działań następczych.
8. W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej Sygnalista powinien podać adres do kontaktu. W przeciwnym razie Organ publiczny odstępuje od realizacji następujących obowiązków:

1. potwierdzenia otrzymania Zgłoszenia,
2. poinformowania Sygnalisty o odstąpieniu od przekazania Zgłoszenia i podania ustaleń ze wstępnej weryfikacji,
3. poinformowania Sygnalisty o przekazaniu Zgłoszenia do właściwego organu publicznego,
4. wydania Sygnaliście zaświadczenia o przyznanej Sygnaliście ochronie,
5. poinformowania Sygnalisty o niepodjęciu działań następczych i jego uzasadnieniu,
6. przekazania Sygnaliście informacji zwrotnej.

 

§ 7. Prowadzenie rejestru zgłoszeń

1. Osoba upoważniona zobowiązana jest do prowadzenia rejestru Zgłoszeń.
2. Dane osobowe oraz pozostałe informacje zawarte są w rejestrze Zgłoszeń przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
3. Rejestr zgłoszeń zawiera:

1. numer zgłoszenia,
2. przedmiot naruszenia prawa,
3. dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,
4. datę dokonania Zgłoszenia,
5. informację o podjętych działaniach następczych,
6. informację o niepodejmowaniu dalszych działań w przypadku, o którym mowa w § 6 ust. 3 Procedury,
7. informację o wydaniu zaświadczenia, o którym mowa w § 5 ust.11 Procedury,
8. datę zakończenia sprawy,
9. szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona, oraz kwoty odzyskane w wyniku Zgłoszenia, jeśli Organ publiczny posiada te dane.

 

§ 8. Ochrona sygnalisty i innych osób

1. Zakazane jest podejmowanie jakichkolwiek działań bądź groźby czy próby takich działań odwetowych zmierzających do utrudnienia Sygnaliście, osobie powiązanej z Sygnalistą lub osobie, która pomogła Sygnaliście w dokonaniu Zgłoszenia, pogorszenia warunków pracy, dyskryminacji bądź innego rodzaju zachowań będących przejawem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonaniem przez Sygnalistę zgłoszenia w dobrej wierze.

2. Osoba upoważniona ponosi odpowiedzialność za poufność dokonanego Zgłoszenia oraz jest obowiązana do właściwego reagowania na wszelkie przejawy działań odwetowych oraz ujawnienie tożsamości Sygnalisty.

3. Osoby wskazane w ust. 1 powyżej uprawnione są do niezwłocznego powiadomienia Osoby upoważnionej o działaniach odwetowych skierowanych przeciwko nim oraz ujawnieniu ich tożsamości.

4. Sygnalista oraz osoby wskazane w ust. 1 powyżej, wobec których dopuszczono się działań odwetowych mają prawo do:

1. odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłoszone do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub
2. zadośćuczynienia.

5. Dokonanie Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia prawa innych osób lub obowiązków określonych
w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z Ustawą.

6. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez Sygnalistę, ma prawo do:

1. odszkodowania, lub
2. zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od Sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

§ 9. Przetwarzanie danych osobowych

1. Dane osobowe Sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba, że za wyraźną zgodą Sygnalisty.
2. Dane osobowe przetwarzane są tylko w zakresie niezbędnym do przyjęcia Zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania Zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane, tj. nie później niż w ciągu 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
3. Dane osobowe usuwane są w terminie 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego,
   w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§ 10. Przepisy karne

1. Kto  uniemożliwia lub istotnie utrudnia innej osobie dokonanie Zgłoszenia podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku. Jeśli osoba ta stosuje wobec innej osoby przemoc, groźbę bezprawną lub podstęp podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.
2. Kto podejmuje działania odwetowe wobec Sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu Zgłoszenia lub osoby powiązanej z Sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Jeśli osoba podejmująca działania odwetowe działa w sposób uporczywy podlega karze pozbawienia wolności do 3 lat.
3. Kto wbrew przepisom ustawy ujawnia tożsamość Sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z Sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
4. Kto dokonuje Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

§ 11. Postanowienia końcowe

1. Nieważne są postanowienia układów zbiorowych pracy, porozumień zbiorowych, wewnętrznych regulaminów i statutów, umów o pracę oraz innych aktów, na podstawie których powstaje stosunek pracy lub które kształtują prawa i obowiązki stron stosunku pracy w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia wewnętrznego, zgłoszenia zewnętrznego lub ujawnienia publicznego bądź przewidują stosowanie środków odwetowych.
2. Co najmniej raz na 3 lata Organ publiczny dokonuje przeglądu niniejszej Procedury.
3. Za każdy rok kalendarzowy Organ sporządza sprawozdania zawierające dane statystyczne dotyczące Zgłoszeń obejmujące liczbę przyjętych Zgłoszeń, liczbę postępowań wyjaśniających i postępowań wszczętych w wyniku przyjętych zgłoszeń zewnętrznych oraz informacje na temat wyniku tych postępowań oraz szacunkową szkodę majątkową, jeśli została stwierdzona, oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem Zgłoszenia, o ile Organ publiczny posiada te dane. Dane statystyczne nie obejmują danych osobowych oraz informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Sprawozdania  przekazywane są Rzecznikowi Praw Obywatelskich w terminie do 31 marca roku następującego po roku, za jaki sprawozdanie jest sporządzane.
4. Niniejsza procedura udostępniana jest na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Gminy Kamieńsk i strony internetowej Gminy Kamieńsk.